13 maja 2024r. Szkolenie on-line!
3 czerwca 2024r. Szkolenie on-line!
19 czerwca 2024r. Szkolenie on-line!

Czas trwania szkolenia: 1 dzień, godz 9.00-15.00

Zakres tematyczny: Podczas zajęć uczestnicy zapoznają się ze wszystkimi zasadami i procedurami postępowania z dokumentacją w systemie EZD według aktualnych przepisów prawnych.

Cel szkolenia: Celem szkolenia jest zapoznanie jego uczestników z pojęciem elektronicznego zarządzania dokumentacją, archiwizacją dokumentów, instrukcją kancelaryjną.

Adresaci szkolenia: Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do pracowników tych urzędów i instytucji, które jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przyjęły bądź zamierzają przyjąć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

Program szkolenia:

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie

1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie
2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji

1. Wymagania techniczne
Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
Internet
Skanery
Serwerownia
Sprzęt peryferyjny
2. Wymagania organizacyjne
Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
Zarządzanie zmianą

3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

III. Etapy wdrożenia systemu EZD

1. I etap
2. II etap
3. III etap
4. IV etap
5. Działania dostosowawcze
6. Modyfikacje

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
2. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD
3. Interoperacyjność znaku sprawy
4. Akta sprawy w EZD
5. Metryka sprawy w EZD

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Zadania punktów kancelaryjnych:
otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
wprowadzanie metadanych
tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
prowadzenie składu informatycznych nośników danych
wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:
dekretacja pisma – wyjątki
rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
dekretacja zastępcza
akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
podpisanie pisma podpisem elektronicznym
podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:
zakładanie spraw
uzupełnianie metadanych
dekretacja zastępcza
prowadzenie kompletnych akt sprawy
prowadzenie metryk spraw
sporządzanie projektów pism
dokonywanie akceptacji
4. Korespondencja wewnętrzna w EZD
5. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych
6. Liczba, rodzaje i organizacja składów
7. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek
8. Obsługa składów w systemie EZD
9. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)
10. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VI. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt
3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD
4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD
7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD
8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD

Koszt szkolenia stacjonarnego: 400pln netto/os.+ 23% VAT
Koszt szkolenia on-line: 350pln netto/os.+ 23% VAT
Rabat: 10% przy zgłoszeniu 2-3 osób!

Szczegółowe informacje i rejestracja na www.sukcescr.pl