Specjalista / Specjalistka ds. Reklamacji i Obsługi Klienta

O firmie

Obecnie dla sklepu internetowego w Zamościu poszukujemy Specjalisty / Specjalistki ds. Reklamacji i Obsługi Klienta. Codzienne zadania osoby będą skupiały się na procesowaniu reklamacji, a w mniejszej części na obsłudze klientów, wspomagając dział obsługi klienta w części obowiązków.

Szczegóły oferty

• Rodzaj pracy: Pełny etat

• Forma zatrudnienia: Umowa o Pracę, Umowa Zlecenie, Umowa B2B

• Tryb pracy: Praca stacjonarna w Zamościu (ul. Stefana Okrzei)

• Dni i godziny pracy: Poniedziałek-piątek, 8:00-16:00 (możliwe drobne modyfikacje)

• Wynagrodzenie: 5 500-6 100 zł brutto /mies. (w zależności od doświadczenia)

Oczekiwania

• Wysoka komunikatywność: To kluczowa cecha. Musisz swobodnie prowadzić rozmowy telefoniczne i wykazywać się empatią w kontakcie z ludźmi. Ważna jest poprawność językowa w piśmie, a także umiejętność skutecznej komunikacji, zwłaszcza w trudnych rozmowach. Oczekujemy, że zachowasz opanowanie i cierpliwość.

• Skrupulatność: Szukamy osoby, która dba o każdy szczegół. Procesowanie reklamacji wymaga precyzji i ścisłego trzymania się procedur. Wszelkie błędy w dokumentacji czy pominięcie jednego z etapów mogą prowadzić do problemów logistycznych i finansowych. Będziesz odpowiedzialny/a za pracę z produktami, dokumentami i systemami, dlatego Twoja skrupulatność jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania firmy. Wiele reklamacji jest niezasadnych, więc ważne, abyś potrafił/a prawidłowo je weryfikować i podejmować decyzje.

• Terminowość: W naszej pracy liczy się szybka reakcja. Ważne, abyś na bieżąco odpowiadał/a na zapytania klientów, ponieważ nawet krótkie opóźnienie w szczycie sezonu może prowadzić do poważnych błędów operacyjnych i negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Terminowe działania są kluczowe dla utrzymania wysokich wskaźników jakości konta i zadowolenia klientów.

• Odporność na stres: To stanowisko bywa wymagające. Będziesz mieć do czynienia z różnymi wyzwaniami, np. dużą liczbą niezasadnych reklamacji czy sytuacjami, w których klienci są niezadowoleni. Ważne, abyś potrafił/a zachować spokój i profesjonalizm pod presją.

• Znajomość języka angielskiego: Wymagamy od Ciebie swobodnej i poprawnej komunikacji pisemnej w języku angielskim, co jest niezbędne do obsługi klientów i marketplace'ów. Umiejętność porozumiewania się w mowie jest mile widziana - często w bezpośredniej rozmowie telefonicznej można szybciej wyjaśnić skomplikowane kwestie i efektywniej rozwiązać problem klienta.

• Pozytywne usposobienie: Szukamy osoby, która wnosi pozytywną energię do zespołu i potrafi prowadzić rozmowy z uśmiechem, nawet w trudnych sytuacjach.

• Doświadczenie: Mile widziane jest doświadczenie na analogicznym stanowisku. Jeśli je posiadasz, z pewnością ułatwi Ci to wdrożenie się w zadania.

Zadania

1. Obsługa Reklamacji

• Wstępna weryfikacja produktów: Przeprowadzanie podstawowej diagnostyki reklamowanego sprzętu, np. sprawdzanie czasu pracy szczoteczki, aby potwierdzić zgłoszoną usterkę, podjąć decyzję na temat zasadności zgłoszonej reklamacji oraz ustalić dalszy tok postępowania.

• Koordynacja współpracy z autoryzowanymi serwisami sprzedawanych sprzętów: Przekazywanie wadliwych produktów do autoryzowanych serwisów producentów oraz monitorowanie statusu napraw.

• Kontakt z klientami, którzy zgłosili reklamację: Regularne informowanie klientów o statusie ich reklamacji.

• Tworzenie dokumentacji: Przygotowywanie dokumentów korygujących (np. faktur korygujących) oraz przesunięć magazynowych (PZ/WZ), które są niezbędne do prawidłowego rozliczenia reklamacji w systemie.

2. Kompleksowa Obsługa Klienta

• Obsługa telefoniczna: Prowadzenie rozmów przychodzących, udzielanie informacji o produktach, zamówieniach, statusie wysyłki czy też doradztwo w wyborze odpowiedniego sprzętu.

• Komunikacja mailowa i przez marketplace: Odpowiadanie na zapytania klientów, zarówno w języku polskim, jak i angielskim. Komunikacja odbywa się przez pocztę e-mail oraz platformy sprzedażowe (np. Allegro, eMAG, Kaufland).

• Zarządzanie problematycznymi sytuacjami: Aktywne rozwiązywanie trudnych spraw, takich jak negatywne komentarze, nierozwiązane dyskusje czy skargi. Celem jest łagodzenie napięć i przekształcanie niezadowolonych klientów w zadowolonych, co często wymaga bezpośredniego kontaktu telefonicznego lub mailowego, aby dogłębnie zrozumieć problem i zaproponować satysfakcjonujące rozwiązanie.

• Aktywna współpraca między działami: W codziennej pracy będziesz utrzymywać stały kontakt z działem sprzedaży, aby dbać o poprawność opisów produktów, a także z magazynem, aby koordynować kwestie logistyczne i przesyłki.

Oferujemy

• Elastyczność - możliwość okazjonalnej pracy zdalnej.

• Przyjazną atmosferę - pracujemy w zgranym, niedużym zespole, a wyjazdy integracyjne pomagają nam budować dobre relacje.

• Kompleksowe wyposażenie - zapewniamy laptop, akcesoria oraz telefon służbowy.

• Dowolną formę współpracy - obowiązuje okres próbny (na preferowanej formie współpracy).

• Płatny urlop, niezależnie od umowy - dbamy o work-life balance.

• Możliwość rozwoju: Inwestujemy w naukę poprzez płatne szkolenia z obsługi klienta i narzędzi AI, które ułatwią Ci codzienną pracę. Będziesz mieć szansę na podnoszenie swoich kwalifikacji i zdobywanie doświadczenia w dynamicznej branży e-commerce.

Jak wygląda proces rekrutacji?

• Aplikacja - wypełnij formularz, załączając CV.

• Zadania kwalifikacyjne, które sprawdzą Twoje umiejętności w praktyce.

• Rozmowa online - spotkanie z rekruterką.

• Spotkanie w siedzibie firmy - rozmowa z pracodawcą.

• Decyzja - niezależnie od wyniku, wrócimy do Ciebie z informacją zwrotną.