Specjalista/Specjalistka ds. Administracyjnych

O nas

ILS Sp. z o.o. jest stabilnym i niezawodnym operatorem logistycznym należącym do Grupy Kapitałowej Inter Cars. Świadczy swoje usługi na najwyższym poziomie z wykorzystaniem zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Największym atutem ILS jest zespół doświadczonych specjalistów otwartych na zmiany, rozwój i dzielenie się wiedzą. Jeśli jesteś osobą zaangażowaną, a Twoją pasją jest logistyka – szukamy właśnie Ciebie!

Twój zakres obowiązków

• Wysyłanie faktur elektronicznych i papierowych do systemu Case Manager,
• Rozliczanie faktur deweloperskich, umów leasingowych oraz innych dokumentów kosztowych,
• Weryfikacja faktur z systemów KSeF, Orlen oraz innych platform,
• Koordynacja dokumentów finansowych w systemach Case Manager, Optitest i innych narzędziach firmowych,
• Rozpisywanie kosztów w systemie Case Manager oraz prowadzenie zestawień kosztowych,
• Rozliczanie delegacji, faktur za okulary, telefony oraz sprzęt IT,
• Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia
• Obsługa programów sprawozdawczych związanych ze śladem węglowym i ESG
• Prowadzenie tabel oraz raportów dotyczących m.in. kosztów ochrony, zużycia artykułów spożywczych, energii,
• Archiwizacja dokumentów.

Nasze wymagania

• Wykształcenie średnie lub wyższe na kierunkach Administracja, Finanse, Księgowość i pokrewnych,
• Dobra znajomość programu Excel,
• Podstawowa wiedza z zakresu księgowości i finansów,
• Umiejętność pracy z dokumentacją oraz danymi,
• Skrupulatność, dokładność i uważność na szczegóły.

Mile widziane

• Doświadczenie na podobnym stanowisku

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w rozwijającej się organizacji,
• Możliwość zdobycia doświadczenia w obszarze administracji i finansów,
• Kafeteria szkoleń podnoszących kompetencje miękkie,
• Dofinansowanie do prywatnej opieki medycznej,
• Dofinansowanie do nauki języka angielskiego,
• Zniżka pracownicza na ofertę handlową Grupy Inter Cars.

Obowiązek informacyjny | Informacja dot. zgłaszania nadużyć na podstawie ustawy o sygnalistach

Administratorem danych osobowych jest Inter Cars S.A., Swobodnia 35 05-180 Swobodnia, tel. 801 80 20 20, sekretariat[at]intercars.eu. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem iod[at]intercars.eu

Podanie danych jest dobrowolne i jest warunkiem wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym, a ich niepodanie uniemożliwi wzięcie w nim udziału.

Dane będą przetwarzane w celu:

- przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego na stanowisko wskazane w ogłoszeniu (podstawa prawna: przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, a w przypadku podania danych osobowych wykraczających poza niezbędne do celów prowadzenia rekrutacji - Pani/Pana dobrowolna zgoda),

- prowadzenia przyszłych rekrutacji – w przypadku udzielenia odrębnej zgody (podstawa prawna: Pani/Pana dobrowolna zgoda),

- realizacji wewnętrznych celów administracyjnych Grupy Kapitałowej Inter Cars, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (podstawa prawna: uzasadniony interes administratora lub strony trzeciej).

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty świadczące na rzecz administratora usługi niezbędne do realizacji celów przetwarzania, w tym np. dostawcy systemów informatycznych i usług IT, podmioty świadczące usługi prawne, doradcze, audytowe, bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, wspierające administratora w prowadzeniu rekrutacji, banki, firmy świadczące usługi kurierskie i przewozowe, Poczta Polska, podmioty z Grupy Kapitałowej Inter Cars, a ponadto organy państwa i inne podmioty uprawnione do przetwarzania danych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Pani/Pana dane osobowe będą co do zasady przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Administrator może jednak wyjątkowo przekazywać dane partnerom przetwarzającym je poza EOG, ale tylko w zakresie niezbędnym, związanym z świadczeniem usług na rzecz administratora przez tych partnerów. Administrator zapewnia wówczas odpowiednie zabezpieczenia danych, w szczególności przez transfer do krajów, co do których Komisja Europejska (KE) wydała decyzję stwierdzającą adekwatny stopień ochrony lub stosowanie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych na mocy decyzji KE. Może Pani/Pan uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń kontaktując się z administratorem po adresem: iod[at]intercars.eu.

Dane będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego, przez okres niezbędny do realizacji pozostałych, wyżej wskazanych celów, do czasu wycofania udzielonej zgody – w przypadku przetwarza danych na tej podstawie lub wniesienia sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora. W przypadku wyrażenia zgody na Pani/Pana udział w przyszłych rekrutacjach dane osobowe będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 2 lata.

Każdej osobie przysługuje prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, w tym uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem – na zasadach i w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa.

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Informacja dot. zgłaszania nadużyć na podstawie ustawy o sygnalistach

Osoba aplikująca na dane stanowisko ma możliwość zapoznania się z Procedurą zgłoszeń wewnętrznych Grupy Kapitałowej Inter Cars pod linkiem Aplikując na stanowisko potwierdzam, że zostałem/zostałam poinformowany/a o takiej możliwości.