Sp. ds. Obsługi Klienta

Obsługa klienta

• Przyjmowanie i rejestrowanie zamówień od klientów (telefonicznie, mailowo, przez system).

• Weryfikacja poprawności danych zamówienia (asortyment, ilości, terminy, ceny).

• Utrzymywanie bieżącego kontaktu z klientami w sprawie realizacji zamówień, dostaw i reklamacji.

• Wystawianie dokumentów sprzedaży (faktury, WZ, potwierdzenia zamówień).

• Koordynacja wysyłek i współpraca z działem produkcji oraz magazynem w zakresie terminów dostaw.

• Prowadzenie rejestru zapytań ofertowych i nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi.

• Budowanie pozytywnego wizerunku firmy poprzez profesjonalną obsługę klienta.

• Przyjmowanie i ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej (papierowej i elektronicznej).

• Wprowadzanie danych do systemów ERP lub Excel (np. stany magazynowe, zamówienia, kartoteki klientów).

• Archiwizacja dokumentów sprzedażowych i produkcyjnych.

• Obsługa telefoniczna biura, przekazywanie informacji do odpowiednich działów.

• Wsparcie działu produkcji i logistyki w zakresie przygotowania dokumentacji transportowej.

• Nadzór nad zaopatrzeniem biura (materiały biurowe, środki czystości, etykiety itp.).

• Pomoc przy organizacji szkoleń, spotkań i wizyt kontrahentów.

• Pomoc w obsłudze dokumentacji kadrowej i umów z pracownikami (współpraca z biurem rachunkowym).

• Wsparcie przy przygotowywaniu dokumentów do kontroli (BHP, RODO, gospodarka odpadami, AML).

Wymagania

• Wykształcenie min. średnie (preferowane ekonomiczne, administracyjne lub techniczne).

• znajomość pakietu MS Office (Excel, Word, Outlook).

• Umiejętność organizacji pracy, dokładność i komunikatywność.

• Mile widziana znajomość branży tworzyw sztucznych lub doświadczenie w obsłudze zamówień produkcyjnych.

• Mile widziany język angielski na poziomie minimum B2.

Odpowiedzialność

• Rzetelność danych wprowadzanych do systemu.

• Terminowa obsługa zamówień i dokumentacji.

• Zachowanie poufności informacji handlowych i danych klientów.

• Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej

• Proaktywna postawa i orientacja na klienta