Site Manager (Remote, Part-Time)

For our client from the clinical research / life sciences industry, we are currently looking for a part-time, remote-first Senior Site Manager. The role is heavily focused on study start-up and site contract/budget negotiations with monitoring activities performed as needed.

Tasks:

• Lead Site Start-Up (SSU) activities for RWE/NIS projects in Poland: site identification support and start-up planning aligned with project timelines.
• Prepare and manage ethics/regulatory submissions: initial and maintenance submissions, ICF country adaptation, collection/review of essential regulatory documents, and audit-ready filing..
• Own site contract and budget negotiations with PIs and hospitals, including contract execution, amendments, and related agreements.
• Maintain day-to-day site management and communication: document all site interactions, follow up on action items, escalate risks/issues and keep internal trackers/systems up to date.
• As needed, perform remote and occasional on-site initiation/monitoring/close-out activities within the contracted scope of work, in line with SOPs, GCP and local regulations.

Requirements:

• Strong, proven track record in clinical study start-up in Poland, with hands-on responsibility for site contract and budget negotiations (must-have).
• Monitoring experience (remote and/or on-site) and solid understanding of the clinical research process, ICH-GCP and local regulatory requirements.
• Ability to work effectively within a structured CRO environment: independent, responsive, reliable, and able to follow defined processes and study team instructions.
• Fluent Polish and advanced English (written and spoken) for stakeholder communication and negotiation.
• Systems/tools: experience with CTMS and TMF platforms plus strong MS Office skills (Word/Excel/Outlook).
• Nice to have: law degree / legal background.

Offer:

• Part-time, remote-first assignment (with occasional in-country travel depending on site/project needs).
• Work on newly starting projects with clear ownership of SSU deliverables and contract/budget negotiations.
• Collaboration with international study teams .
• Fast onboarding possible for candidates with previous experience within the same environment, including existing system access and completed mandatory trainings.
• Interview process: 1 stage (online, MS Teams).
• Contract of employment via Grafton Recruitment.

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64, 00-534 Warszawa. (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danych

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329