Pracownik sekretariatu

Zakres obowiązków na stanowisku pracownika sekretariatu w Wydawnictwie Nieznany Świat:

1.     Bieżąca korespondencja (poczta tradycyjna, e-maile) – rejestracja, odpowiednie rozdysponowanie, odpowiedzi.

2.     Przygotowywanie krótkich pism i notatek.

3.     Pisanie komputerowe pism i innych materiałów z rękopisu, z nagrania lub pod dyktando.

4.     Telefoniczne załatwianie bieżących spraw firm.

5.     Archiwizacja materiałów i dokumentacji biura

a)     Dokumenty główne firmy,

b)     Umowy (współpraca, kolportaż, patronat medialny, promocje)

c)     O nas – prezentacje i promocje własne.

6.     Prenumerata

a)     Fiskalizowanie wpłat (paragony, raporty dobowe i miesięczne).

b)     Wprowadzanie danych prenumeratora do programu (obsługa programu prenumerata).

c)     Zamawianie kopert i stikerów.

d)     Zamawianie odbioru poczty oraz worków do pakowania.

e)     Comiesięczna obsługa wysyłki prenumeraty (wydruk stikerów, oklejanie kopert, zestawienie ilościowe do wysyłki pocztowej).

f)      Przyjęcie numeru do ekspedycji prenumeraty.

g)     Comiesięczne zestawienie wpłat na prenumeratę.

h)     Comiesięczne zestawienie realizacji prenumeraty.

7.   Wystawianie faktur i paragonów do nielicznej sprzedaży dokonywanej w biurze, głównie kolportaż miesięcznika.

8.    Magazyn zwrotów NŚ (stany, przyjęcie zwrotów, rozdysponowania).

9.    Kwestie pracownicze:

a)     Umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło.

b)     Akta osobowe – aktualne i archiwum.

c)     Ewidencja czasu pracy.

d)     Plany urlopowe, wnioski, karty urlopowe.

e)     Przygotowanie danych do listy płac (urlopy, zwolnienia, premie itp.)

10.  Zamówienia artykułów biurowych, sanitarnych i spożywczych.

11.  Przygotowanie zamówienia do drukarni.

12.  Przygotowanie dokumentów do kolportażu (zamówienie transportu i „wydawki”, awizacje, wz-tki, faktury, zamówienie i odbiór zwrotów fizycznych do redystrybucji).

13.  Współpraca z Księgarnią-Galerią NŚ.

14.  Współpraca z Działem Reklamy i Redakcją.

15.  Współpraca z księgowością.

16.  Rejestr książek nadesłanych do recenzji na nagrody dla czytelników.

17.  Dbałość o księgozbiór Wydawnictwa.

Wymagania:

1. Znajomość obsługi urządzeń biurowych.

2. Znajomość programów komputerowych niezbędnych do prowadzenia sekretariatu, w szczególności pakietu MS OFFICE ( swobodna praca w Wordzie, Excelu).

3. Wykształcenie minimum średnie.

4. Kultura osobista i dobra organizacja pracy.