Pracownik back office

Jako Specjalista ds. Obsługi Back Office będziesz odgrywać kluczową rolę w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania administracyjnych procesów naszej firmy. Twoja dbałość o szczegóły, umiejętności organizacyjne oraz zdolność do współpracy między działami przyczynią się do ogólnego sukcesu naszego przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis Twoich obowiązków oraz dodatkowe zadania:

Obowiazki

·       Przetwarzanie danych: Zbieranie, wprowadzanie i aktualizacja danych klientów, transakcji lub innych informacji związanych z działalnością firmy.

·        

·       Analizowanie stanu magazynowego: Regularne sprawdzanie stanu magazynowego w biurze i rozsądne składanie zamówień do biura raz w miesiącu, aby zapewnić odpowiedni poziom zapasów.

·        

·       Obsługa zamówień: Zbieranie od pracowników zleceń, wypisywanie towaru z magazynu oraz wystawianie faktur, a także segregowanie faktur papierowych.

·        

·       Rozpatrywanie korekt do faktur: Wystawianie korekt do faktur, not, kompensat i rekompensat oraz monitorowanie zwrotów towaru i koregowanie dokumentacji.

·        

·       Komunikacja z działem księgowym: Współpraca i komunikacja z działem księgowym klientów w celu rozwiązywania różnorodnych kwestii finansowych.

·        

·       Monitorowanie płatności: Pilnowanie i przypominanie o płatnościach faktur

·        

·       Wsparcie administracyjne: Wykonywanie różnorodnych zadań administracyjnych, takich jak obsługa poczty elektronicznej

·        

·       Zarządzanie wysyłkami: Zlecanie wysyłek, zamawianie kuriera, kontrolowanie dostaw, wysyłanie listów pocztą polską.

·        

·       Rozpatrywanie reklamacji: Obsługa reklamacji i procesów z nimi związanych, zapewnienie zadowalającego rozwiązania dla klientów. Deliveries

·        

·       Obsługa klienta: Odpowiadanie na zapytania klientów poprzez e-mail, telefon lub systemy komunikacji online, udzielanie informacji o produktach lub usługach, rozwiązywanie problemów i skarg.

·       Współpraca z innymi działami: Komunikacja i współpraca z innymi działami firmy, takimi jak dział sprzedaży, finansowy, marketingowy, w celu realizacji wspólnych celów i projektów.

·       Raportowanie: Przygotowywanie regularnych raportów dotyczących działań back office, np. dotyczących wskaźników wydajności, obrotu dokumentów, analizy danych.

·       Zarządzanie dokumentacją: Organizacja i przechowywanie dokumentów firmowych, dbanie o ich aktualność i zgodność z obowiązującymi przepisami.

Kwalifikacje:

• Wykształcenie wyższe (licencjat) w dziedzinie Administracji Biznesowej, Finansów lub pokrewnym jest preferowane.

 • Doświadczenie w obszarze operacji back office lub roli administracyjnej jest mile widziane.

 • Silna uwaga na szczegóły i dokładność przy wprowadzaniu i przetwarzaniu danych.

 • Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

• Zdolność do priorytetyzowania zadań i efektywnego pracy w szybkim tempie.

• Biegła obsługa pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) i innych stosownych aplikacji komputerowych.

• Znajomość systemów zarządzania zapasami i oprogramowania księgowego będzie dodatkowym atutem.

• Zdolność do adaptacji do zmieniających się priorytetów i równoczesnego wykonywania wielu zadań.

• Silne umiejętności rozwiązywania problemów i proaktywne podejście do rozwiązywania kwestii.

• Zdolność do pracy zarówno samodzielnej, jak i w zespole.

• Znajomość języków - ukraiński/ros, polski, angelski