Praca w sekretariacie

Biuro Rachunkowe w Radomiu poszukuje osoby do poprowadzenia sekretariatu.

Zakres obowiązków:

1. Obsługa klienta

• odbieranie i wykonywanie telefonów, umawianie spotkań,

• przyjmowanie klientów i kierowanie ich do odpowiednich osób,

• udzielanie podstawowych informacji (np. o godzinach pracy, wymaganych dokumentach - szczególnie w okresie rozliczeń rocznych)

• pomaganie klientom w prostych czynnościach informatycznych dokonywanych w serwisach administracji rządowej

2. Zarządzanie dokumentacją

• przyjmowanie, segregowanie, wstępna weryfikacja i archiwizowanie dokumentów księgowych od klientów,

• przygotowywanie umów, pełnomocnictw i pism urzędowych do podpisu

• nadzór nad obiegiem dokumentów wewnętrznych firmy

• nadzór nad aktualnością i poprawnością danych i kartotek klientów

• protokołowanie i wydawanie dokumentacji Klientów

3. Organizacja pracy biura

• zarządzanie kalendarzem spotkań, obsługa korespondencji (e-mailowej i tradycyjnej) z siedziby firmy i siedziby biura oraz wysyłka pocztowa

• zaopatrywanie biura w materiały biurowe, współpraca z dostawcami, serwisantami i firmą sprzątającą

• koordynowanie obiegu dokumentów między pracownikami

• dbanie o codzienną czystość i zaopatrzenie biura

• udzielanie pomocy zarządowi w wykonywaniu zadań związanych z prowadzeniem firmy

• współtworzenie regulaminów i procedur

• wykonywanie poleceń zarządu

• fakturowanie klientów i pilnowanie płatności

4. Wsparcie dla zespołu księgowego

• pomoc w bieżącej pracy księgowych (np. skanowanie i opisywanie dokumentów, sporządzanie prostych zestawień)

• monitorowanie terminów (np. składania deklaracji, płatności podatków)

• sporządzanie prostych pism do organów administracyjnych dla Klientów Biura

• tworzenie baz danych nowych klientów

Mile widziana znajomość obsługi social mediów.

Wymagania:

• sumienność, punktualność, dokładność

• obsługa komputera (poczta, Word, Excel)

• chęć do nauki

• samodzielność, dyskrecja, komunikatywność

• znajomość podstaw księgowości mile widziana ale nie obowiązkowa