Praca Administracyjna Biurowa

Pracownik Biurowo-Administracyjny (Pełny etat – 8h)

Miejsce pracy: Biuro firmy

Forma zatrudnienia: Umowa o pracę

Szukamy zorganizowanej, skrupulatnej i doświadczonej osoby na stanowisko Pracownika Biurowo-Administracyjnego. Jeśli masz za sobą kilka lat pracy na podobnym stanowisku, sprawnie poruszasz się w obszarze obsługi biura, finansów i dokumentacji, a wielozadaniowość to Twój atut – ta oferta jest dla Ciebie!

Główne obowiązki:

• Obsługa sekretariatu i korespondencji:

  • Obsługa telefonu stacjonarnego oraz profesjonalne przekierowywanie zapytań ofertowych do właściwych przedstawicieli handlowych (zewnętrznych i wewnętrznych) wraz z obsługą dedykowanej skrzynki mailowej.

  • Obsługa kurierów i poczty (zgodnie z wewnętrzną instrukcją) oraz prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

• Obsługa dokumentacji i umów:

  • Drukowanie, kompletowanie, przekazywanie do podpisu oraz archiwizacja (skany na dysku zewnętrznym oraz wersje papierowe w segregatorach) umów i dokumentacji powykonawczej.

  • Wystawianie, wysyłka oraz weryfikacja zwrotu kart gwarancyjnych.

  • Kontakt telefoniczny i mailowy z Zamawiającymi/Inwestorami w celu weryfikacji skutecznego zgłoszenia podwykonawcy.

• Finanse i obsługa faktur (KSeF):

  • Kompleksowa obsługa faktur przychodzących, zakupowych (w tym system KSeF) oraz sprzedaży: pobieranie, dekretowanie, oznaczanie (NIP, terminy płatności), wprowadzanie do systemu i programu do zapłaty oraz segregacja dokumentów dla księgowości.

  • Skanowanie i archiwizacja faktur, paragonów zakupowych, gwarancji ubezpieczeniowych i innych dokumentów finansowych.

• Kadry i sprawy pracownicze:

  • Prowadzenie i aktualizacja listy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę dla obu firm (na potrzeby przetargów).

  • Przyjmowanie wniosków urlopowych oraz prowadzenie ewidencji urlopowo-chorobowej i przekazywanie jej do księgowości w ostatnim dniu miesiąca.

• Administracja flotą samochodową:

  • Prowadzenie i aktualizacja ewidencji pojazdów firmowych.

  • Monitorowanie badań technicznych, terminowe zawieranie polis ubezpieczeniowych oraz zgłaszanie szkód komunikacyjnych.

  • Przekazywanie umów leasingowych do księgowości.

Wymagania:

• Kilkuletnie doświadczenie na podobnym stanowisku administracyjno-biurowym.

• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i dokładność.

• Znajomość pakietu MS Office oraz umiejętność szybkiej obsługi urządzeń biurowych i systemów elektronicznych (w tym KSeF).

• Komunikatywność i wysoka kultura osobista w kontaktach telefonicznych oraz mailowych.

• Samodzielność w realizacji powierzonych zadań i skrupulatność w prowadzeniu dokumentacji.

Oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze godzin (8h).

• Pracę w dynamicznym zespole w ugruntowanej firmie.

• Narzędzia niezbędne do wykonywania powierzonych obowiązków.

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie aplikacji.