Operations Coordinator/ Pursuit Coordinator

For our Client - an international premium consulting company we are looking for a Operations Coordinator/ Pursuit Coordinator.

Responsibilities:

• Client Questionnaire support: Collaborate with pursuit managers and other subject matter experts to review, prepare, and finalize responses to client questionnaires and RFPs. Ensure responses align with client requirements, reflect organizational standards and are client-ready
• Content and Documentation Management: Maintain and update the response library and supplier registration database (together with other team members). Identify opportunities to refine and improve content, ensuring it remains accurate and up-to-date
• Client communication: Communicate with clients' procurement/supplier management teams when needed
• Team Collaboration: Actively coordinate with pursuit managers, subject matter experts, and other team members to gather input, confirm details, and ensure high quality responses
• Quality Assurance: Conduct thorough reviews of all materials to ensure consistency, attention to detail, and adherence to brand guidelines before submission
• Administrative support of a wider Legal department: Provide assistance with administrative tasks to support the wider legal department, in New York, Amsterdam, and Hong Kong. This includes helping to organize some of the administrative processes, as well as collaborating with the legal department administrator on operational tasks to ensure smooth and efficient functioning of the department

Requirements:

• Bachelor's or Master's degree from a highly respected institution
• Experience in working on administrative roles with client facing materials
• Understanding of RFPs, RFIs, etc. Experience working on RFPs as a plus
• Proficiency in creating business presentations in PPT and Word
• Fluent English (all work is in English)
• Exceptional attention to detail: the ability to thoroughly understand the underlying questions being asked, identify nuances, and craft accurate, tailored responses.
• Ability to synthesize large volumes of information into client-ready deliverables
• Project management: ability to prioritize, manage, and balance a variety of project responsibilities effectively, efficiently, and accurately
• Power user of Microsoft Office Suite, especially Word, PowerPoint
• Collaborative, action-oriented, and detail-focused
• Excellent project and time management skills

We offer:

• Employment contract
• Competitive salary package and benefits
• Great atmosphere at work, friendly team and convenient office location (Warsaw city center)
• Hybrid work model
• Opportunity to gain experience in a global executive search company

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Rondo Daszyńskiego 1 (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danych

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329