Office Manager, Kierownik administracji, człowiek do zadań specjalnych

Szukamy Office Managera – osoby, która sprawnie zarządzi codziennym funkcjonowaniem naszego biura.

Jako Office Manager będziesz odpowiadać za organizację życia biura, nadzór nad administracją wewnętrzną oraz wsparcie w codziennym funkcjonowaniu firmy. Szukamy osoby dynamicznej, odpowiedzialnej i samodzielnej, która potrafi ogarniać wiele tematów jednocześnie, z uśmiechem i skutecznością.

Twoje główne zadania:

1. Zarządzanie operacyjne biurem

• Bieżące zakupy biurowe

• Współpraca z firmami zewnętrznymi

• Koordynacja przeglądów, napraw i opieka nad sprzętem firmowym

• Kontakt z bankami, leasingodawcami i instytucjami publicznymi w bieżących sprawach firmy

2. Wsparcie obszaru kadr i pracowników

• Organizacja benefitów pracowniczych, wydarzeń integracyjnych

• Wsparcie w onboardingu: przygotowanie stanowisk, przekazanie sprzętu, opieka wdrożeniowa

• Kontakt z firmą księgową / kadrową i nadzór nad obiegiem dokumentów pracowniczych

3. Koordynacja procesów firmowych

• Wsparcie w tworzeniu i kontrolowaniu harmonogramów wizyt serwisowych i wdrożeniowych

• Organizacja wyjazdów służbowych

• Przygotowywanie materiałów do spotkań, kontakt z partnerami zewnętrznymi

4. Reprezentowanie firmy

• Przyjmowanie gości firmy i dbanie o ich komfort

• Utrzymywanie porządku i estetyki przestrzeni biurowej

• Prowadzenie odpraw dla zespołu administracyjnego i delegowanie zadań

Kogo szukamy?

• Masz doświadczenie w pracy biurowej lub organizacyjnej (mile widziane jako Office Manager, Office Coordinator, Asystenta Zarządu itp.)

• Potrafisz działać samodzielnie, organizować czas swój i innych

• Jesteś komunikatywny/a i chętnie współpracujesz z innymi działami

• Znasz podstawy Excela, potrafisz ogarniać sprawy techniczne i urzędowe

• Masz prawo jazdy kat. B – mile widziane