Manager operacyjno-administracyjny (0.5 etatu) – klinika stomatologiczna

O nas

Naszym celem jest wyznaczanie nowego standardu stomatologii. Poprzez leczenie, które uwzględnia zależności z resztą ciała i środowiskiem oraz skupia się na indywidualnej sytuacji każdego pacjenta, można poprawić nie tylko stan uzębienia, ale także całe zdrowie. Stawiamy duży nacisk na edukację i łączymy sprawdzoną wiedzę z różnych dziedzin medycznych, aby móc zaoferować naszym pacjentom holistyczną i skuteczną metodę leczenia.

Żeby osiągać dobre efekty leczenia kluczowe jest, aby tworzyć zgrany zespół ludzi połączonych wspólnymi wartościami czujących satysfakcję ze swojej pracy. Dlatego szukamy dopasowanych osób i staramy się tworzyć środowisko, w którym każde może się czuć spełniony w swojej roli.

O roli

Szukamy osoby, która przejmie odpowiedzialność za uporządkowanie i sprawne prowadzenie operacyjnej strony funkcjonowania kliniki. Rola polega na dbaniu o to, aby wszystkie obszary administracyjne, finansowe i organizacyjne działały stabilnie, terminowo i spokojnie.

Nie jest to rola zarządzania zespołem klinicznym ani odpowiedzialności za wyniki sprzedażowe – skupia się na jakości i porządku operacji.

Szukamy osoby samodzielnej, która potrafi wdrażać rozwiązania, pilnować szczegółów i doprowadzać sprawy do końca. Docelowo rola ma przejąć pełną odpowiedzialność za operacyjno-administracyjne funkcjonowanie kliniki.

Twoja odpowiedzialność

Twoim zadaniem będzie skuteczne wdrażanie rozwiązań oraz utrzymywanie porządku w kluczowych obszarach:

Finanse operacyjne

• ewidencja i kontrola wydatków

• rozliczenia z dostawcami

• współpraca z zewnętrzną firmą księgową

• przygotowywanie dokumentów finansowych

• wsparcie recepcji w rozliczeniach z pacjentami

Zakupy i dostawcy

• składanie zamówień

• kontrola kosztów i negocjacje

• pilnowanie umów i terminów

• wybór oraz współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług

Administracja i zgodność z przepisami

• nadzór nad dokumentacją i formalnościami

• pilnowanie wymogów i przeglądów (BHP, sanepid, PPOŻ itd.)

• współpraca z prawnikiem w celu utrzymywania operacji w zgodności z przepisami

HR operacyjny

• nadzór nad dokumentacją kadrową we współpracy z zewnętrzną firmą kadrową

• organizacja badań, szkoleń BHP

• wsparcie rekrutacji

• koordynacja urlopów

Operacje bieżące

• koordynowanie bieżących projektów

• wdrażanie usprawnień

• wsparcie zespołu recepcji w razie potrzeby

• koordynowanie obsługą reklamacji klientów

• organizowanie serwisów i napraw

• Przygotowywanie raportów operacyjnych dla właściciela

Wymagania

• doświadczenie w organizacji pracy biura, operacjach lub zarządzaniu administracją (min. 2–3 lata)

• zdolność do samodzielnego wdrażania nowych procedur, systemów, narzędzi

• przedsiębiorczość i rozumienie finansów firmowych

• bardzo dobra organizacja pracy własnej i planowanie działań według priorytetów

• skuteczne rozwiązywanie bieżących problemów

• skrupulatność w pilnowaniu dokumentacji, wymogów i terminów

• zdolność porządkowania chaosu i optymalizowania działań

• bardzo dobra komunikacja z ludźmi i zdolności negocjacyjne

• elastyczność i gotowość do nauki nowych obszarów

Czas i miejsce pracy

• Praca w klinice, godziny elastyczne (do uzgodnienia) – ok. 0.5 etatu

• Po wdrożeniu możliwość częściowej pracy zdalnej

Co oferujemy

• pracę w małym zespole w dobrej atmosferze

• realny wpływ na funkcjonowanie kliniki

• możliwość rozwoju roli wraz z rozwojem kliniki

• elastyczną formę współpracy (ok. pół etatu)

• długoterminową współpracę

Rekrutacja

Prosimy o przesłanie CV oraz krótkiego opisu, dlaczego byłbyś/byłabyś dobrą osobą do tej roli.