Kierownik Biura

Szukamy osoby, która nie tylko „prowadzi biuro”, ale tworzy doświadczenie kontaktu z firmą. Kogoś, kto potrafi mówić spokojnym, ciepłym głosem, budować relację z klientem od pierwszej sekundy i reprezentować firmę w sposób elegancki, uprzejmy i profesjonalny.

Jeśli lubisz, gdy rzeczy są poukładane, a ludzie czują się zaopiekowani — być może to właśnie miejsce dla Ciebie.

Do naszego zespołu dołączysz jako Kierownik Biura — osoba, która będzie łączyć trzy kluczowe obszary: kontakt z klientem, sprawną organizację biura oraz administracyjne wsparcie właściciela i zespołu.

Szukamy kogoś, kto potrafi jednocześnie zadbać o relację, dopilnować dokumentów, uporządkować kalendarz, przygotować zestawienie i zauważyć, że coś w procesie można zrobić lepiej. Poszukujemy kogoś:

• z miłym, spokojnym i ciepłym głosem,

• o reprezentatywnej aparycji,

• z wysoką kulturą osobistą i naturalną uprzejmością,

• z talentem do budowania relacji i prowadzenia rozmów,

• uporządkowanego, odpowiedzialnego i rzetelnego,

• otwartego na naukę i rozwój.,

• proaktywnego — który widzi, co można usprawnić,

Co jest kluczowe, aby u nas się odnaleźć?

• Umiejętność prowadzenia rozmów z klientem i budowania relacji — to podstawa tej roli.

• Dokładność w wycenach, mailach i dokumentach — pracujemy na renomie firmy.

• Samodzielność i dobra organizacja pracy.

• Umiejętność łączenia wielu wątków jednocześnie (klient, dokumenty, zespół, terminy).

• Dbałość o estetykę pracy i elegancję komunikacji.

Na tym stanowisku będziesz dbać o sprawne funkcjonowanie biura oraz najwyższą jakość kontaktu z klientami — tak, aby każdy, kto zetknie się z firmą AdiDach, czuł się zaopiekowany i dobrze poinformowany.

Do Twoich obowiązków należeć będzie m.in.:

Obsługa klienta i komunikacja zewnętrzna

• prowadzenie bieżącego kontaktu telefonicznego i mailowego z klientami,

• przekazywanie informacji o statusie realizacji zleceń,

• budowanie relacji i dbanie o jakość doświadczenia klienta,

• kontakt z administracjami, wspólnotami i kontrahentami w sprawach organizacyjnych.

Koordynacja pracy biura i wsparcie właściciela

• zarządzanie kalendarzem spotkań i organizacja dnia pracy,

• umawianie i potwierdzanie spotkań,

• koordynowanie przepływu informacji między właścicielem, biurem i zespołami realizacyjnymi,

• wsparcie w bieżących sprawach organizacyjnych.

Administracja i dokumentacja

• obsługa korespondencji mailowej,

• przygotowywanie dokumentów, umów i materiałów,

• nadzór nad obiegiem dokumentów,

• prowadzenie rejestrów i baz danych,

• wystawianie faktur sprzedażowych,

• przygotowywanie dokumentów do księgowości.

Raportowanie i zestawienia

• tworzenie prostych raportów i zestawień,

• przygotowywanie zestawień kosztowych i administracyjnych,

• dbanie o aktualność danych i dokumentów.

Wsparcie zakupów i organizacji biura

• organizacja zakupów biurowych,

• zbieranie i porównywanie ofert dostawców,

• dbanie o porządek organizacyjny biura,

• monitorowanie terminów (np. przeglądów, ubezpieczeń).

Usprawnienia i rozwój organizacji

• identyfikowanie obszarów do usprawnień,

• zgłaszanie propozycji zmian,

• wspieranie wdrażania prostych rozwiązań organizacyjnych.

Co oferujemy?

• Wynagrodzenie: 5 800 zł netto

• Forma współpracy: umowa zlecenie na 3 miesiące, następnie możliwość: UoP / B2B.

• Premie kwartalne/półroczne po 6 miesiącach (zależne od wyników firmy).

• Ubezpieczenie grupowe po pół roku współpracy.

• Realne możliwości rozwoju — stanowisko rośnie wraz z firmą.

• Pracę w firmie, w której liczą się relacje, spokój i profesjonalizm, a nie korporacyjne tempo.

Dołącz do nas, jeśli…

• lubisz kontakt z ludźmi i potrafisz prowadzić rozmowy, które budują relację,

• cenisz estetykę pracy, porządek i wysoką jakość komunikacji,

• chcesz mieć realny wpływ na to, jak działa firma i jak jest odbierana przez klientów,

• dobrze czujesz się w roli osoby, która „spina wszystko” i dba o to, żeby rzeczy działały.