Junior Project Manager

Główne obowiązki:

Wsparcie Project Managera

• Pomoc w monitorowaniu postępu realizacji projektów.

• Przygotowywanie dokumentacji projektowej (raporty, listy zadań).

• Udział w spotkaniach projektowych i sporządzanie protokołów.

• Wsparcie w przygotowaniu ofert, wycen i aneksów.

Koordynacja komunikacji

• Bieżący kontakt z działami: produkcji, technologii, zakupów, magazynu i logistyki w celu zbierania informacji o stanie realizacji zadań.

• Utrzymywanie komunikacji z klientem w imieniu Project Managera (potwierdzanie terminów, informowanie o statusie realizacji).

• Wstępne rozwiązywanie problemów operacyjnych i przekazywanie ich Project Managerowi.

Zarządzanie dokumentacją

• Archiwizacja dokumentów projektowych i logistycznych.

• Wprowadzanie danych do systemów zarządzania projektami.

• Przygotowywanie zestawień, raportów i podsumowań dla Project Managera.

Wsparcie w kontroli jakości i terminów

• Monitorowanie terminów realizacji poszczególnych etapów projektu.

• Wspomaganie w kontroli zgodności wykonania z dokumentacją techniczną.

• Pomoc w organizacji odbiorów i zgłaszaniu niezgodności.

Koordynacja transportów i odpraw celnych

• Organizacja i monitorowanie wysyłek towarów (krajowych i zagranicznych).

• Współpraca z firmami transportowymi, spedytorami i agencjami celnymi.

• Przygotowywanie i weryfikacja dokumentów transportowych i celnych (listy przewozowe, faktury, deklaracje).

• Nadzór nad terminowością dostaw i odbiorów.

• Wsparcie w rozwiązywaniu problemów logistycznych (opóźnienia, braki, niezgodności).

• Archiwizacja dokumentacji transportowej i celnej.

Delegowanie zadań i przypominanie o terminach

• Pomoc Project Managerowi w przypominaniu o zbliżających się terminach dla zespołu projektowego.

• Koordynowanie zadań i przypisywanie ich do odpowiednich osób lub działów.

Inne zadania zlecone przez Project Managera

• Realizacja bieżących, doraźnych zadań związanych z obsługą projektów.

• Wsparcie w usprawnianiu procesów projektowych i komunikacyjnych.

Nasze wymagania

·       Komunikatywność, umiejętność pracy pod presją czasu,

·       znajomość pakietu MS Office (szczególnie Excel)

·       zdolności organizacyjne i komunikacyjne – umiejętność pracy w zespole i współpracy międzydziałowej,

·       znajomość programu Optima ERP

·       dbałość o szczegóły i terminowość,

·       bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (jako główna forma komunikacji w firmie)

·       prawo jazdy kat. B

·       Umiejętność analitycznego myślenia.