Front Desk Manager

BILANS Kancelaria Doradców Podatkowych Sp. z o.o.

Szukamy osoby, która stanie się „pierwszym głosem i twarzą” naszej kancelarii. U nas Front Desk Manager to pierwszy kontakt dla klientów i partnerów, bliski współpracownik Zarządu i osoba, która dba o sprawne działanie całego biura. Ma wpływ na to, jak pracujemy: dostaje zadania, ale też sama zmienia procesy na lepsze.

Twój zakres obowiązków

• obsługa klientów nowych i obecnych: telefony, e-maile, korespondencja tradycyjna i elektroniczna

• aktywne wsparcie Zarządu w codziennych sprawach administracyjnych i organizacyjnych

• przygotowywanie i wysyłka ofert handlowych oraz umów z klientami

• umawianie i organizacja spotkań z klientami

• przygotowywanie dokumentów do rejestracji firm i spółek, w tym zakładanie spółek z o.o. online, oraz pełnomocnictw i upoważnień

• wystawianie faktur sprzedaży i pro forma, przygotowywanie zestawień do faktur rozliczeniowych

• monitorowanie płatności i windykacja należności, wprowadzanie przelewów, rozliczanie wyciągów bankowych

• informowanie klientów o zmianach w warunkach współpracy

• zakładanie folderów i baz dla nowych klientów oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników w systemach kancelarii

• wsparcie administracyjne kadr: dokumenty rekrutacyjne i pracownicze, szkolenia BHP, badania medycyny pracy

• kontakt z IT i firmami zewnętrznymi

• dbanie o zaopatrzenie i porządek w biurze, sali konferencyjnej i kuchni

Nasze wymagania

• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów, gdy zadań jest dużo

• samodzielność i inicjatywa: widzisz, co trzeba zrobić, zanim ktoś o to poprosi

• wysoka kultura osobista i swoboda w kontakcie z klientem, telefonicznie, mailowo i na żywo

• rzetelność, dokładność i dyskrecja, bo pracujesz na poufnych danych klientów

• odporność na stres i spokój w natłoku spraw

• biegła obsługa poczty elektronicznej i pakietu MS Office

• znajomość podstawowych zasad wystawiania faktur VAT

• traktujesz narzędzia AI jako codzienne wsparcie, a nie ciekawostkę: korzystasz z nich aktywnie, sama/sam szukasz nowych zastosowań i chętnie dzielisz się nimi z zespołem

Mile widziane

• doświadczenie w biurze rachunkowym, kancelarii lub podobnej firmie usługowej

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym

To oferujemy

• umowę o pracę na pełny etat i wynagrodzenie 7 000–8 500 zł brutto, zależnie od doświadczenia

• samodzielne stanowisko z jasno określonym zakresem i priorytetami

• bliską współpracę z Zarządem

• wdrożenie i wsparcie zespołu na starcie

• realny wpływ na organizację pracy biura i przestrzeń do jej usprawniania, także z pomocą AI

• Multisport