Executive Assistant

Prowadzimy rekrutację dla jednej z największych, globalnych firm technologicznych. Szukamy osoby na stanowisko Executive Assistant, która wesprze członków Leadership Teamu w codziennej organizacji pracy, priorytetowaniu zadań i sprawnym „domykaniu" tematów operacyjnych.

Twoje zadania:

• Wsparcie członków Leadership Teamu w bieżących obowiązkach administracyjno-operacyjnych.
• Zarządzanie kalendarzem i planowaniem czasu; koordynowanie spotkań, zmiany w kalendarzu w oparciu o preferencje i styl pracy menedżerów, priorytetyzacja.
• Organizacja podróży służbowych oraz przygotowywanie szczegółowych planów podróży (agenda, logistyka, szczegóły przejazdów/lotów/noclegów).
• Rozliczanie wydatków i wsparcie w zarządzaniu kosztami (raportowanie, kontrola wydatków, podstawowe śledzenie budżetu).
• Organizacja eventów i spotkań: koordynacja logistyki, delegowanie zadań, praca równolegle na kilku projektach z różnymi terminami.
• Zarządzanie przestrzenią zespołu/biura w zakresie bieżących procesów oraz utrzymywanie danych pozwalających rekomendować usprawnienia i identyfikować przyszłe potrzeby.
• Zarządzanie zapasami / materiałami potrzebnymi do pracy zespołu.

Czego oczekujemy:

• Mile widziany student/ka studiów zaocznych (lub osoba dyspozycyjna na pełen etat).
• Minimalne doświadczenie w międzynarodowym środowisku pracy.
• Sprawna organizacja pracy, dokładność, umiejętność pracy z wieloma tematami naraz.
• Swoboda w kontakcie telefonicznym i nastawienie na szybkie ustalanie tematów.
• Wysoka kultura komunikacji i dyskrecja w pracy z liderami.
• Język angielski na poziomie minimum B2.
• Podstawowa wiedza na temat obsługi urządzeń biurowych.

Oferta:

• Atrakcyjne wynagrodzenie.
• Zatrudnienie na umowę o pracę przez Grafton.
• Dostęp do benefitów - ubezpieczenie medyczne, karta sportowa.
• Praca w dużej, znanej organizacji technologicznej.
• Nowoczesna przestrzeń biurowa.
• Krótki proces rekrutacji.

Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Mokotowska 64, 00-534 Warszawa. (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. 'Rozporządzenie RODO' w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danych

Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/

Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329