Billing & Contracts Specialist (stanowisko ds. rozliczeń i umów)

O nas!

Tworzymy Inso - aplikację w modelu SaaS, która wspiera codzienną pracę przedszkoli i żłobków w całej Polsce. Naszą misją jest ułatwianie zarządzania placówkami, a realizujemy ją dzięki bliskiej współpracy z setkami dyrektorów i właścicieli. Wspólnie eliminujemy biurokrację, dostarczając dziecinnie proste i efektywne rozwiązania.

Kogo szukamy?

W Inso rośniemy bardzo dynamicznie, a nasi klienci stają się coraz więksi i bardziej wymagający. Jesteśmy firmą technologiczną i kochamy automatyzację - większość naszych procesów dzieje się sama.

Jednak przy większych kontraktach i indywidualnych ustaleniach automat to za mało.

Szukamy Billing & Contracts Specialist, który/-a przejmie odpowiedzialność za procesy, w których liczy się człowiek, precyzja i dbałość o formalności.

Jeśli lubisz porządek w dokumentach, nie przerażają Cię umowy pisane prawniczym językiem, a jednocześnie potrafisz świetnie dogadać się z klientem - to rola dla Ciebie. Będziesz strażnikiem jakości naszych umów i płynności finansowej w najbardziej kluczowych procesach.

Zakres obowiązków

Billing

• Obsługa sytuacji, których nie zapewnia automat (korekty, błędne wpłaty)

• Ręczne wystawianie niestandardowych faktur

• Monitorowanie spływu należności i bezpośredni kontakt z klientami zalegającymi z płatnością (telefon/mail)

• Rozliczanie nadpłat i niedopłat - aktywne doprowadzanie sald klientów do zera na koniec każdego okresu rozliczeniowego

• Aktywny udział w procesie obiegu dokumentów finansowych - w tym weryfikacja ich poprawności formalnej i księgowej

• Prowadzenie działań windykacyjnych (miękkich i formalnych)

• Wspieranie lub wdrażanie kluczowych usprawnień w istniejących procesach i rozwiązaniach, w tym automatyzacja powtarzalnych zadań

Contracts

• Bezpośredni kontakt z klientem w celu ustalenia finalnego brzmienia zapisów umowy: weryfikacja umów pod kątem zgodności z naszymi standardami i wdrażanie akceptowalnych zmian zgodnie z playbookiem prawnym

• Współpraca z kancelarią prawną i IOD w przypadkach wymagających specjalistycznej opinii

• Koordynowanie obiegu dokumentów w formie papierowej (ponad 90% umów zawieramy elektronicznie, jednak zdarzają się wyjątki)

• Odpowiedzialność za to, by każda aktywna usługa miała podpisaną, ważną umowę (kompletność pełnomocnictw, zgodność z KRS/CEIDG)

• Procesowanie aneksów i przedłużeń umów

• Koordynowanie procesu elektronicznego podpisywania umów w dedykowanym systemie

Wymagania

• 2 lata doświadczenia w obszarze rozliczeń i umów (administracja, finanse)

• Praktyczne doświadczenie w pracy z fakturami, korektami (mile widziana znajomość narzędzi do wystawiania faktur), wiedza na temat poprawności i zasad wystawiania faktur, korekt, not księgowych, edycji faktur

• Umiejętność samodzielnej pracy z umowami – dokładne czytanie, weryfikacja zapisów, procesowanie aneksów, znajomość oznaczeń stron, wiedza na temat tego, gdzie i jak weryfikować osoby upoważnione do zawierania umów

• Swoboda w bezpośrednim kontakcie z klientem (mailowym i telefonicznym), także w sprawach płatności i formalności

• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność priorytetyzacji zadań

• Doświadczenie i gotowość do współpracy z innymi osobami i zespołami (np. prawnym, księgowym, technicznym)

• Dobra znajomość narzędzi biurowych (Google Workspace / Excel)

• Umiejętności analityczne - rozczytywanie sald klientów, analiza tematów związanych z błędnymi płatnościami

• Dokładność i wysoki poziom dbałości o szczegóły w każdym aspekcie pracy - dbasz o kompletność i poprawność dokumentów

• Profesjonalne podejście do pracy, silne poczucie odpowiedzialności i rzetelności

• Doskonałe umiejętności społeczne - wysoka kultura osobista w kontakcie z klientem, komunikatywność i umiejętność pracy w zespole

To oferujemy

• Forma zatrudnienia: UoP lub B2B

• UoP: 5 000 - 5 500 zł netto/mies. (w zależności od doświadczenia)/ B2B: 8 200 - 9 100 zł netto/mies.

• Pracujemy na MacBookach

• Elastyczne godziny rozpoczęcia pracy (start między 7:00 a 9:00)

• Praca hybrydowa: 1 dzień z domu, 4 dni z biura

• Biuro przy Rondzie Matecznego, ze świetnym połączeniem komunikacyjnym

• Budżet szkoleniowy

• Wsparcie na etapie onboardingu i w kolejnych miesiącach

• Benefity: ubezpieczenie zdrowotne, integracje, paczki świąteczne, dodatkowy urlop z okazji urodzin

• Płatne dni wolne niezależnie od typu umowy

• Realny wpływ na rozwój produktu i firmy

Nasz proces rekrutacyjny:

W procesie rekrutacji będziemy się kontaktować z wybranymi przez nas osobami na poszczególnych etapach, w zależności od wyników poprzednich kroków.

I.CV

Na początek prosimy Cię o przesłanie swojego CV.

II. Rozmowa telefoniczna

Wstępna rozmowa z Klaudią (Head of Administration and HR), podczas której poznamy się lepiej. Porozmawiamy o Twoim doświadczeniu, aby sprawdzić, czy odpowiada ono naszym potrzebom, a jednocześnie upewnimy się, że nasze oczekiwania i możliwości są zgodne z Twoimi umiejętnościami i aspiracjami.

III. Warsztat praktyczny

To spotkanie, prowadzone przez Klaudię oraz Mateusza (CEO), ma na celu sprawdzenie Twoich umiejętności w praktyce. Zamiast teoretycznej rozmowy zaprosimy Cię do kilku realnych, krótkich zadań, aby zobaczyć, jak pracujesz z dokumentami, podejmujesz decyzje w niestandardowych sytuacjach oraz komunikujesz się z klientem w kwestiach formalnych i finansowych.

 IV. Spotkanie finałowe

Ostatni etap to rozmowa z Mateuszem oraz Klaudią. Na tym etapie skupimy się już wyłącznie na dopasowaniu do naszej kultury i zespołu. Porozmawiamy o Twoich ambicjach, wartościach i o tym, jak wyobrażasz sobie naszą długofalową współpracę. To dla nas obustronna szansa, by upewnić się, że jesteśmy dla siebie idealnym wyborem.

VI. Oferta lub feedback

Na koniec procesu przedstawimy Ci ofertę współpracy lub udzielimy szczegółowego feedbacku, który może pomóc Ci w dalszym rozwoju.

Czekamy na Twoje zgłoszenie!