Asystentka / Sekretarka

Firma zajmująca się dofinansowaniami unijnymi, doradztwem, nowymi technologiami, marketingiem czy profesjonalną analityką po części w odniesieniu do branży agro. Większość zespołu pracuje zdalnie, a część z nas posiada własne gospodarstwa, w których prowadzone są też projekty badawcze Nasz kilkunastoosobowy zespół cechuje się dużym poczuciem humoru, zdrową atmosferą, zaangażowaniem, ciekawością oraz zrozumieniem branży rolnej.

Miejsce pracy: Parczew

Szukamy osób na stanowisko: Specjalista ds. Dokumentacji agro – praca hybrydowa  

Na czym polega ta praca?

W ramach naszych projektów współpracujemy z wieloma podmiotami z którymi składamy projekty konsorcjalne na badania oraz rozwój. Ogół tych działań wymaga przygotowywanie pozycji zakupowych, zestawień budżetowych odpowiednich argumentacji zakupów, gromadzenia dokumentacji projektowych, oświadczeń i kontrolowania poprawności gromadzonych dokumentów. Charakter tego stanowiska jest biurowo-administracyjny. Praca na tym stanowisku polegałaby na drukowaniu, skanowaniu oraz archiwizowaniu wszystkich dokumentów. Każdy dokument musi być odpowiednio sortowany, segregowany oraz przyporządkowany do odpowiadającemu mu miejscu w segregatorach. Jako że firma pracuje w większości zdalnie, dlatego znaczna cześć dokumentów znajduje się na One Drive, wszystkie dokumenty archiwizowane online analogicznie należy też archiwizować w wersji papierowej w biurze. Zadaniem osoby pracującej na tym stanowisku będzie zarządzanie archiwizacją dokumentów w wersji papierowej jak i cyfrowej z uwzględnieniem dbałości i skrupulatności podczas wykonywanej pracy. Jednocześnie też jako osoba pracująca w biurze firmy, będzie też odpowiedzialna obsługę telefonów na sekretariacie. Jest to praca hybrydowa, która w największym stopniu będzie skupiała się na papirologii, pozostała część pracy będzie związana z telefonami w obrębie firmy, porządkami biurowymi, drobnym marketingiem i social mediami oraz pracą w terenie przy pomocy w badaniach. Ze względu na charakter wykonywanej działalności obowiązkowo wymagamy podpisania klauzuli poufności oraz kładziemy duży nacisk na zabezpieczenie informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych przedsiębiorstwa lub innych informacji posiadających wartość gospodarczą, które nie zostały ujawnione publicznie.

Kluczowe zadania:

·         Przygotowanie fizycznej wersji dokumentów na podstawie dokumentacji cyfrowej (drukowanie, segregowanie, składanie do segregatorów, archiwizacja), nadzór nad zgodnością dokumentacji w formie papierowej z wersją cyfrową,

·         Nadzór nad obiegiem dokumentów w firmie,

·         Ewidencja korespondencji, Kompletacja dokumentacji oraz przygotowanie dokumentów do podpisu i wysyłki,

·         Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura,

·         Dbanie o zaopatrzenie biura,

·         Kontakt z konsorcjantami należącymi do projektów w sprawach biurowo-administracyjnych inne prace o charakterze biurowym/administracyjnym

·         Przy mniejszej ilości nakładu prac możliwość pracy w terenie (powiat parczewski) i drobna pomoc podczas przeprowadzania badań projektowych

Czego wymagamy:

·         podstawowej znajomości dokumentów księgowych i finansowych,

·         znajomości MS Office,

·         znajomość one drive, outlooka,

·         dokumentacji w systemie chmurowym, umiejętności obsługi urządzeń biurowych – ksero, skaner,

·         samodzielności, dobrej organizacji pracy, terminowości oraz umiejętności planowania

·         dokładność i skrupulatność poufność

Co oferujemy?

·         Solidne wynagrodzenie, stabilne warunki zatrudnienia oraz dowolność formy zatrudnienia.

·         Bardzo dobrą atmosferę pracy oraz możliwość pozyskania bardzo dużej ilości wiedzy i doświadczenia - w praktyce możemy nauczyć Cię wielu rzeczy.

·         Ciszę i spokój w biurze ze względu na zdalny system pracy firmy

·         Z reguły praca w godzinach 8:00-16:00, ale jesteśmy elastyczni i nie robimy problemów jeśli potrzebujesz wyjść w ciągu dnia, a w zamian zostać trochę dłużej

·         Możliwość pracy hybrydowej

Przesłanie CV wraz z oczekiwaniami zarobków zwiększy szansę na rekrutację!