Asystentka biura

Szukamy osoby na odpowiedzialne stanowisko Asystentki Biura, która będzie wizytówką całej firmy i to od niej będzie zależało, jak będzie funkcjonować biuro.

Asystentka biura zajmuje się niemal wszystkimi sprawami bieżącymi w firmie

Obowiązki, które będzie wykonywać są różnorodne – od przynoszenia kawy czy przyjmowania klientów w biurze, poprzez odbieranie telefonów, przygotowywanie raportów, notatek i pism, po umawianie spotkań, dbanie o wystrój w biurze i wszelkie inne prace biurowe.

Obowiązki obejmują także zapewnianie zakupów, tłumaczenie pism, przekazywanie wszelkich najważniejszych informacji przełożonym, prowadzenie firmowej dokumentacji oraz archiwum, organizowanie procesu rekrutacyjnego i podróży służbowych.

Do najważniejszych zadań będzie należeć m.in:

• rozliczanie delegacji, rezerwacja hoteli, biletów lotniczych

• prowadzenie floty samochodowej, pilnowanie ubezpieczeń, przeglądów, wymiany opon

• obsługa sekretariatu, parzenie kawy/herbaty, obsługa gości

• prowadzenie kalendarza spotkań

• dbanie o porządek w biurze, salach konferencyjnych, kuchni

• poranne przygotowanie biura do codziennego funkcjonowania

• serwis i konserwacja urządzeń biurowych

• zamawianie/przygotowywanie posiłków

• prowadzenie dziennika korespondencji/wysyłanie listów na poczcie