Asystentka/asystent zarządu

Zakres obowiązków:

• bieżące wsparcie zarządu: redagowanie pism, sporządzanie ofert, obsługa bieżącej korespondencji, organizacja podróży służbowych i delegacji, research i analizy na zadany temat, przygotowywanie zestawień i tematów na zebrania, prowadzenie harmonogramu spotkań, przypomnień i zarządzanie priorytetami,

• profesjonalne powitanie oraz obsługa gości i klientów firmy, kompleksowa organizacja serwisu kawowego podczas spotkań biznesowych,

• branie udziału w wydarzeniach firmowych (praca również w weekendy): zebrania, eventy, targi branżowe, szkolenia itp.,

• koordynacja procesu wydawania i przyjmowania wyposażenia oraz sprzętu służbowego, prowadzenie bieżącej ewidencji sprzętu (telefony, tablety, laptopy), administrowanie flotą samochodową i obsługa wewnętrznych systemów monitoringu GPS, współpraca z dostawcami usług telekomunikacyjnych i serwisami,

• organizacja szkoleń i konferencji (dla klientów indywidualnych i instalatorów),

• samodzielne redagowanie i przygotowywanie projektów umów, w tym umów najmu nieruchomości, sporządzanie aneksów i aktualizacja warunków najmu, współpraca z działem prawnym lub zarządem w zakresie uzgadniania ostatecznego kształtu umów,

• wsparcie działu inwestycji i utrzymania ruchu w tematach administracyjnych – skanowanie, segregowanie dokumentów oraz przygotowywanie druków, formularzy, umów itp.,

• pozyskiwanie i kompletowanie dokumentów urzędowych: wypisy, wyrysy, mapy, dokumentacja środowiskowa itp. oraz obsługa procesu rejestracji pojazdów: przygotowywanie wniosków i nadzór nad procedurami urzędowymi.

Wymagania:

• duża dyspozycyjność, również w weekendy,

• bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office,

• prawo jazdy kat. B,

• znajomość języka angielskiego przynajmniej w stopniu komunikatywnym,

• bardzo dobra organizacja pracy,

• pomysłowość,

• zaradność,

• wysoka kultura osobista, dyskrecja i taktowność,

• doświadczenie w redagowaniu pism oficjalnych,

• mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku,

• mile widziane studia w kierunku administracyjnym lub zbliżonym.

Warunki pracy:

• stałe zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,

• praca z reguły od poniedziałku do piątku w godzinach 7-15 lecz ze względu na specyfikę stanowiska (udział w targach, szkoleniach, obsługa spotkań biznesowych i wyjazdy służbowe), możliwa jest praca w niestandardowych godzinach oraz w weekendy,

• możliwość rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji,

• praca w doświadczonym, rozwijającym się zespole,

• możliwość skorzystania z systemów prozdrowotnych oraz ubezpieczeń prywatnych,

• nowoczesne zaplecze socjalne,

• warunkiem koniecznym do podjęcia współpracy jest podpisanie klauzuli o zachowaniu poufności.