Asystentka Prezesa Zarządu ze statusem ucznia/ studenta

Firma Holi Sp. Z. O.O poszukuje osoby na stanowisko Asystentki/ Asystenta Prezesa Zarządu, która będzie odpowiedzialna za bieżące wsparcie organizacyjne, administracyjne i komunikacyjne Prezesa.

Szukamy osoby studiującej lub uczącej się. Bardzo dobrze zorganizowanej, samodzielnej i odpowiedzialnej, która potrafi sprawnie zarządzać wieloma zadaniami jednocześnie i dopilnować powierzonych spraw.

Miejsce pracy: Tarnów, ul. Prostopadła 9C

Zakres obowiązków:

1.    Organizacja kalendarza i czasu Prezesa

• prowadzenie i bieżące aktualizowanie kalendarza Prezesa,

• pilnowanie terminów, godzin spotkań i zaplanowanych rozmów,

• przypominanie o zbliżających się spotkaniach, zadaniach i zobowiązaniach,

• zapisywanie ważnych wydarzeń służbowych oraz wskazanych wydarzeń prywatnych,

• koordynowanie zmian terminów i informowanie zainteresowanych osób,

• dbanie o to, aby Prezes posiadał wcześniej wszystkie potrzebne informacje dotyczące spotkania.

2.    Obsługa telefonu i komunikacji

• odbieranie telefonu w imieniu Prezesa w razie potrzeby,

• dokładne zapisywanie danych rozmówcy, tematu rozmowy, ustaleń i informacji zwrotnej,

• przekazywanie Prezesowi najważniejszych wiadomości,

• kontaktowanie się z osobami wskazanymi przez Prezesa,

• przekazywanie pracownikom, kontrahentom i współpracownikom informacji, których Prezes nie zdąży przekazać osobiście,

• pilnowanie odpowiedzi i informacji zwrotnych.

3.    Organizacja podróży

• wyszukiwanie i zakup biletów lotniczych,

• rezerwowanie hoteli i apartamentów,

• organizowanie transportu na lotnisko i z lotniska,

• przygotowywanie szczegółów podróży: godziny lotów, adresy, numery rezerwacji, odprawy,

• pilnowanie zmian i odwołań dotyczących podróży,

• przygotowywanie wszystkich potrzebnych dokumentów przed wyjazdem.

4.    Dokumenty i podpisy

• dbanie o prawidłowy obieg dokumentów kierowanych do Prezesa,

• przekazywanie dokumentów odpowiednim osobom i działom,

• zbieranie podpisów Prezesa oraz innych wymaganych podpisów,

• pilnowanie dokumentów oczekujących na akceptację,

• przypominanie o dokumentach wymagających podpisania lub podjęcia decyzji,

• skanowanie, kopiowanie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji,

• sprawdzanie, czy podpisane dokumenty zostały przekazane do właściwego działu lub kontrahenta.

5.    Wsparcie organizacyjne Prezesa

• prowadzenie listy bieżących spraw do załatwienia,

• przypominanie o ważnych telefonach, płatnościach, spotkaniach, terminach i zobowiązaniach,

• przygotowywanie krótkiej listy najważniejszych spraw na dany dzień,

• pilnowanie realizacji poleceń przekazanych przez Prezesa innym osobom,

• zbieranie informacji o statusie powierzonych zadań,

• przekazywanie Prezesowi najważniejszych informacji wymagających decyzji,

• organizowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.

6.    Zakupy i bieżące potrzeby

• realizowanie zakupów zleconych przez Prezesa,

• zamawianie potrzebnych produktów, prezentów, materiałów lub wyposażenia,

• organizowanie zakupów związanych ze spotkaniami, wyjazdami i wydarzeniami,

• kontrolowanie terminów dostaw i odbioru zamówień,

• przechowywanie faktur i potwierdzeń zakupów oraz przekazywanie ich do księgowości.

7.    Poufność i reprezentacja

• zachowanie pełnej poufności dotyczącej spraw firmowych i prywatnych Prezesa,

• profesjonalny kontakt z klientami, pracownikami i partnerami biznesowymi,

• dyskretne zarządzanie informacjami i dokumentami,

• dbanie o sprawną komunikację pomiędzy Prezesem a pozostałymi działami firmy.

Wymagania:

·      komunikatywna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,

·      bardzo dobra organizacja czasu pracy,

·      samodzielność i odpowiedzialność,

·      dokładność i dbałość o szczegóły,

·      wysoka kultura osobista oraz miłe i pozytywne usposobienie

·      umiejętność obsługi komputera oraz pakietu MS Office

• wymagany status studenta

Wymiar czasu pracy: około 100 godzin miesięcznie

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV zawierającego aktualną zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacyjnego.

Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu wyłącznie z wybranymi Kandydatami.