Asystent/tka działu Administracyjnego

The SWATCH GROUP Ltd., jeden z największych światowych producentów wysokiej jakości zegarków szwajcarskich, przedstawiciel na rynku polskim takich marek jak: Omega, Rado, Longines, Tissot, Certina, Swatch oraz Flik Flak, poszukuje do swojego biura The Swatch Group (Polska) Sp. z o.o. w Warszawie, osoby na stanowisko Asystenta/Asystentki działu Administracyjno-Finansowego.

Lokalizacja: Warszawa, Mokotów (praca stacjonarna)

 Obowiązki:

•  Wstępna weryfikacja i archiwizacja wszystkich umów trafiających do akceptacji Dyrektora Finansowego, w szczególności umów dotyczących współpracy z: Partnerami Biznesowymi, autoryzowanymi punktami serwisowymi i innymi umowami od wszystkich dostawców SGRPL

• Wsparcie we wdrażaniu oraz aktualizacji procedur i regulaminów firmowych

• Nadzór nad terminowym obiegiem dokumentów (umów, faktur, itd.)

• Przygotowanie materiałów (raportów, prezentacji, zestawień, analiz, podsumowań) na bieżące potrzeby Dyrektora Finansowo-Administracyjnego

• Przygotowywanie umów i innych formalnych dokumentów dotyczących współpracy z partnerami biznesowymi

• Codzienna współpraca ze wszystkimi działami firmy i klientami zewnętrznymi (w tym partnerami biznesowymi), przygotowywanie pism i komunikacji

• Tłumaczenie dokumentów (z j. polskiego na j. angielski, z j. angielskiego na j. polski)

• Zarządzanie flotą samochodową w firmie

• Zarządzanie biurem (współpraca z zarządcą budynku, serwisem sprzątającym, serwisem technicznym, itp.), koordynacja remontów w przestrzeni biurowej w razie potrzeby

• Wspieranie projektów, działań i wydarzeń w razie potrzeby (w tym przeprowadzka i remont biura w 2024 roku)

Wymagania:

•  Biegła znajomość języka angielskiego

• Umiejętność zwięzłego i zrozumiałego pisania (polski i angielski)

• Zaawansowana znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Power Point)

• Minimum 2 lata doświadczenia w podobnej roli 

• Wysokie umiejętności organizacyjne i komunikacyjne

• Duża dbałość o szczegóły, umiejętność analitycznego myślenia

• Samodzielność, umiejętność wyznaczania priorytetów oraz pracy pod presją czasu, proaktywność

• Umiejętność czytania ze zrozumieniem konieczna do weryfikacji prostych umów

Oferujemy:

• Umowę o pracę na pełen etat oraz pakiet benefitów pracowniczych, który może obejmować: ubezpieczenie na życie, opiekę medyczną, kartę sportową, dofinansowanie do nauki języka angielskiego, system kafeteryjny

• Elastyczne godziny pracy

• Możliwość rozwoju zawodowego

Uprzejmie informujemy, iż skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.

Administratorem danych jest The Swatch Group (Polska) Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawa 02-674, Marynarska 15 . Dane zbierane są dla potrzeb rekrutacji. Ma Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Podanie danych w zakresie określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz aktów wykonawczych jest obowiązkowe. Podanie dodatkowych danych osobowych jest dobrowolne.