Asystent ds. Administracji Biura i Rozliczeń (K/M)

Asystent ds. Administracji Biura i Rozliczeń (K/M)

Poszukujemy osoby, która wesprze nas w sprawnym funkcjonowaniu biura, bieżącej administracji oraz obsłudze procesów związanych z zakupami i rozliczaniem kosztów.

Jeżeli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, dokładną, samodzielną i lubisz pracę wymagającą zarówno dobrej organizacji, jak i analitycznego podejścia – zapraszamy do naszego zespołu.

Na tym stanowisku będziesz odpowiadać za realizację bieżących zadań administracyjnych, kontrolę dokumentacji kosztowej, wsparcie procesów zakupowych oraz organizacyjne wsparcie codziennego funkcjonowania biura.

Twój profil

Szukamy osoby, która:

• jest skrupulatna, dobrze zorganizowana i zwraca uwagę na szczegóły,

• potrafi samodzielnie planować pracę, ustalać priorytety i realizować powierzone zadania,

• posiada analityczne podejście oraz swobodnie pracuje z liczbami i dokumentacją kosztową,

• potrafi wyszukiwać i porównywać oferty, dbając o efektywność kosztową realizowanych zakupów,

• zna program Microsoft Excel i potrafi wykorzystywać go w codziennej pracy (m.in. zestawienia, analiza danych, rozliczenia),

• jest komunikatywna i potrafi współpracować z różnymi osobami – współpracownikami, dostawcami oraz klientami,

• dobrze odnajduje się w dynamicznym środowisku i różnorodności realizowanych zadań,

• posiada czynne prawo jazdy kategorii B,

• jest dyspozycyjny/a od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00-16:00.

Zakres obowiązków

Zakupy i rozliczenia administracyjne

• realizacja bieżących zakupów na potrzeby biura oraz wyszukiwanie korzystnych ofert produktów i usług,

• analiza dostępnych rozwiązań zakupowych pod kątem jakości i kosztów,

• ewidencjonowanie zakupów oraz kontrola kompletności dokumentacji kosztowej,

• rozliczanie faktur i wprowadzanie dokumentów do elektronicznego systemu obiegu dokumentów,

• prowadzenie bieżących zestawień i rozliczeń administracyjnych, m.in. dotyczących materiałów biurowych, wydruków, licencji, kart flotowych, usług pocztowych i telekomunikacyjnych,

• przygotowywanie raportów i analiz dotyczących wybranych kosztów administracyjnych,

• prowadzenie ewidencji użytkowników wybranych benefitów pracowniczych (np. karty MultiSport).

Wsparcie administracyjne biura

• obsługa ogólnej skrzynki mailowej oraz bieżąca komunikacja telefoniczna,

• przyjmowanie i koordynowanie zgłoszeń administracyjnych dotyczących zakupów, usług oraz drobnych napraw,

• wsparcie w prowadzeniu ewidencji sprzętu oraz telefonów służbowych,

• przygotowywanie zestawień dotyczących użytkowania usług telekomunikacyjnych,

• realizacja bieżących zadań administracyjnych, organizacyjnych i archiwizacyjnych,

• współpraca z dostawcami usług oraz wsparcie w bieżącej obsłudze spraw administracyjnych.

Wsparcie organizacji wydarzeń i projektów wewnętrznych

• pomoc przy organizacji spotkań, wydarzeń firmowych oraz inicjatyw integracyjnych, • wsparcie w realizacji bieżących projektów administracyjnych, • realizacja innych zadań wspierających sprawne funkcjonowanie biura.

Co oferujemy?

• stabilne zatrudnienie w trybie stacjonarnym na podstawie umowy zlecenie/umowy o pracę w dużej i dynamicznie rozwijającej się organizacji,

• różnorodne stanowisko łączące administrację, organizację oraz pracę z dokumentacją i rozliczeniami,

• możliwość zdobycia szerokiego doświadczenia w obszarze administracji biurowej,

• niezbędne narzędzia pracy oraz wsparcie podczas wdrożenia,

• przyjazną atmosferę i współpracę w zespole, w którym cenimy zaangażowanie, samodzielność i inicjatywę,

• kartę MultiSport,

• prywatną opiekę medyczną,

• ubezpieczenie grupowe.

Jeżeli dobrze odnajdujesz się w pracy wymagającej dokładności, dobrej organizacji i samodzielności – zapraszamy do przesłania CV za pośrednictwem formularza OLX.

Chętnie poznamy Twoje doświadczenie i porozmawiamy o możliwościach współpracy.