Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2026

Producent: C.H. Beck

Publikacja to praktyczne omówienie szczegółowych założeń funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w formule obligatoryjnej, a także aspektów związanych z procesem przygotowania do stosowania faktur ustrukturyzowanych w organizacji.
Od 1.2.2026 r. wszystkich podatników czeka rewolucja w zakresie fakturowania. Od tego dnia zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej, w określonej strukturze XSD, za pośrednictwem centralnego systemu zarządzanego przez administrację skarbową.
Obowiązek w zakresie wystawiania faktur w KSEF będzie wprowadzany etapami w zależności od wartości obrotów podatnika:• od 1.2.2026 r. – gdy obroty brutto podatnika za 2024 r. przekroczyły 200 mln zł,
• od 1.4.2026 r. – dla pozostałych podmiotów, z wyjątkiem małych podatników o obrotach miesięcznych poniżej 10 000 zł, którzy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1.1.2027 r.).
Co istotne jednak, od samego początku wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbioru faktur z KSeF. Oznacza to, że wszyscy podatnicy powinni być gotowi do korzystania z KSeF od 1.2.2026 r. Nowe obowiązki i ogólny harmonogram dotyczy również jednostek sektora finansów publicznych w zakresie, w jakim są podatnikami i wystawiają faktury.
Proces przygotowania organizacji do wdrożenia KSeF jest skomplikowany i wielowymiarowy. Trzeba zadbać o wiele aspektów, nie tylko od strony informatycznej, ale również o zmiany w procesach biznesowych związanych z wystawianiem i odbiorem faktur, procedurach wewnętrznych czy w zapisach umów zawieranych z kontrahentami. Aby korzystać z KSeF, konieczne będzie każdorazowe uwierzytelnienie się danej osoby czy podmiotu, co wymagać będzie wcześniejszego nadania odpowiednich uprawnień. Dla jednostek samorządu terytorialnego w zakresie uprawnień zostały przewidziane szczególne regulacje, aby możliwe było wystawianie i odbiór z KSeF faktur przez poszczególne jednostki podrzędne (np. szkoły, zakłady budżetowe), które w wyniku przeprowadzonej kilka lat temu centralizacji nie są odrębnymi podatnikami VAT, lecz wchodzą w skład gminy/powiatu jako podatnika VAT.
W publikacji omówione zostały nowe regulacje dotyczące wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, ze szczególnym uwzględnieniem tematów wątpliwych i kontrowersyjnych, w zakresie których przepisy są niejednoznaczne. Autorzy przedstawili praktyczne wskazówki i szerokie spektrum zagadnień, na które trzeba zwrócić uwagę w trakcie wdrożenia zmian pod kątem dostosowania organizacji do nowych wymogów fakturowania.
Celem publikacji jest przedstawienie praktycznych wskazówek i wiedzy, które pozwolą osobom zaangażowanym w proces wdrożenia zmian dostosowujących do KSeF efektywnie zarządzać procesem wdrożenia, aby nie pominąć istotnych aspektów, nie tylko od strony technicznej, ale również biznesowej.
W publikacji wskazano również zmiany, które w perspektywie najbliższych kilku lat czekają polskich podatników w zakresie fakturowania, w związku z nowelizacją przepisów unijnych w ramach pakietu zmian określanego mianem ViDA (ang. VAT in the Digital Age). Jednym z obszarów objętych pakietem ViDA jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w jednolitym formacie we wszystkich państwach członkowskich UE, a także elektronicznego raportowania w czasie niemal rzeczywistym.
Autorzy książki przedstawiają również sposoby korzystania z systemu od strony technicznej. Mniejsze podmioty mogą korzystać z udostępnionych przez MF Aplikacji Podatnika KSeF czy aplikacji e-mikrofirma, za pomocą których możliwe będzie „ręczne” wystawienie pojedynczych faktur ustrukturyzowanych, ich odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Nie jest to jednak rozwiązanie przydatne dla dużych podatników. Takie podmioty będą musiały dostosować swoje systemy w taki sposób, aby komunikacja z KSeF odbywała się w sposób zautomatyzowany za pomocą oprogramowania interfejsowego API. Ewentualnie możliwe jest skorzystanie z zewnętrznego narzędzia służącego do komunikacji z KSeF.