Koordynator – kto to, czym się zajmuje i ile zarabia?

Koordynator – kto to jest?

Koordynator to osoba, która jest odpowiedzialna za organizację pracy zespołów. Codzienne zadania zatrudnionego na takim stanowisku obejmują przede wszystkim planowanie wykorzystania zasobów ludzkich w celu realizacji celów biznesowych. Koordynator bierze też na siebie m.in. rozwiązywanie bieżących problemów.

Stanowisko koordynatora występuje pod różnymi nazwami. Ogólnie można jednak powiedzieć, że najczęściej znajduje się między szeregowymi pracownikami a osobami znajdującymi się na wyższym szczeblu w hierarchii. W przypadku niektórych przedsiębiorstw może obejmować również bezpośrednią odpowiedzialność za pracowników.

Czym zajmuje się koordynator? Obowiązki i zadania koordynatora

Koordynator zajmuje się organizacją i nadzorowaniem działań zespołu bądź projektu w celu zapewnienia, że realizacja przebiega zgodnie z założeniami. Szczegóły jego roli różnią się zazwyczaj w zależności od branży, jednak główne obowiązki są zazwyczaj podobne.

Na czym polega praca koordynatora? Do zakresu obowiązków na takim stanowisku wchodzi m.in.:

• planowanie działań zespołu – w tym tworzenie planów realizacji projektu, przygotowywanie harmonogramów, ustalanie priorytetów czy identyfikacja celów; 
• zarządzanie pracą zespołu – czyli przydzielanie zadań konkretnym pracownikom, dbanie o utrzymanie efektywności, monitorowanie postępów prac, reagowanie na problemy oraz nadzór nad współpracą poszczególnych członków zespołu; 
• zapewnienie dobrego obiegu informacji – koordynator powinien gwarantować niezakłóconą komunikację między pracownikami, kierownikami i klientami, w tym rozwiązywać nieporozumienia, organizować spotkania czy przygotowywać raporty; 
• nadzór nad realizacją projektów – obejmujący np. kontrolę jakości realizowanych zadań, pilnowanie harmonogramu czy reagowanie na opóźnienia; 
• przygotowywanie dokumentacji – prowadzenie dokumentacji projektowej, w tym obejmującej analizy i sprawozdania.

W praktyce typowe zadania koordynatora obejmują przede wszystkim koordynację pracy wielu pracowników, zarządzanie zespołem, tworzenie zadań, kontakt z klientem, wsparcie realizacji zadań zespołu, pilnowanie terminów i budżetu oraz organizowanie wydarzeń.

Rola koordynatora w różnych branżach

Codzienne obowiązki koordynatora różnią się w zależności od branży, w której jest zatrudniony. Takie stanowiska są tworzone obecnie w wielu przedsiębiorstwach, aby poprawić efektywność realizacji zadań i usprawnić wewnętrzne procesy.

Przeglądając dostępne na rynku oferty pracy, można spotkać m.in. koordynatorów takich jak: 

• koordynator medyczny – odpowiedzialny za usprawnienie procesu leczenia. Planuje czynności medyczne, jednocześnie starając się zrozumieć potrzeby pacjenta. Dba o odpowiednią komunikację między nim a lekarzem prowadzącym. Tłumaczy zawiłe pojęcia medyczne i podejmuje starania, aby pacjent czuł się zaopiekowany. Zajmuje się także prowadzeniem dokumentacji i zapewnieniem jej prawidłowego obiegu. Koordynator medyczny to obecnie stanowisko uregulowane przepisami, dlatego pojawiają się dedykowane studia dla osób, które chcą zdobyć doświadczenie w tym kierunku. 
• koordynator badań klinicznych – do jego podstawowych zadań należy planowanie procesu badawczego, jego praktyczna organizacja oraz nadzór. Koordynator badań klinicznych łączy uczestników procesu i prowadzi nadzór nad realizacją, dbając o zachowanie procedur oraz tworząc sprawozdania. 
• koordynator projektu – jednym z częściej występujących w praktyce rynku pracy stanowisk jest koordynator projektów (project manager). Osoba zatrudniona na tym stanowisku zajmuje się planowaniem prac zespołu, dba o realizację projektu oraz nadzoruje działania poszczególnych pracowników. Koordynatorzy projektów to standard w branżach takich jak np. IT. 
• koordynator pracowników tymczasowych – koordynuje rekrutację pracowników tymczasowych, zajmuje się ich szkoleniem oraz wprowadzeniem w obowiązki zawodowe. Pracownicy mogą zgłaszać do niego swoje problemy. Stanowi łącznik między zatrudnionymi a pracodawcą. 
• koordynator produkcji – odpowiedzialny za organizowanie procesu produkcyjnego i nadzór nad jego poprawnym przebiegiem. Tworzy harmonogramy, ustala kolejność zadań i dysponuje zasobami (ludzkimi, maszynowymi, materiałowymi) w celu terminowej realizacji planu. 
• koordynator ruchu naziemnego – pracuje na lotnisku i zajmuje się organizacją oraz nadzorem nad ruchem statków powietrznych i pojazdów na płycie lotniska. Współpracuje z wieżą kontroli lotów i koordynuje prace służb handlingowych (zajmujących się np. zarządzaniem bagażem czy dostarczaniem cateringu), zapewniając synchronizację działań różnych zespołów. 
• koordynator transportu – zajmuje się układaniem tras, doborem odpowiednich środków transportu i przydzielaniem zadań kierowcom bądź zewnętrznym firmom przewozowym. Komunikuje się z uczestnikami procesu (zarządcami magazynu, klientami, kierowcami), aby na bieżąco rozwiązywać ewentualne problemy i terminowo realizować dostawy. W zakres jego zadań wchodzi także optymalizacja kosztów i czasu transportu. 
• koordynator magazynu – planuje przyjęcia i wydania towarów. Zarządza stanami magazynowymi, bierze udział w inwentaryzacjach oraz kontroluje jakość. Przydziela zadania magazynierom i sprawuje nadzór nad efektywnością pracy pracowników. Jego wkład ma usprawniać funkcjonowanie magazynu i prowadzić do skrócenia czasu realizacji zamówień. 
• koordynator biura – zapewnia sprawne funkcjonowanie biura. Dba o odpowiedni przepływ informacji oraz koordynuje zamówienia w celu odpowiedniego wyposażenia wspólnych przestrzeni. W zależności od realiów pracy konkretnego przedsiębiorstwa może być odpowiedzialny m.in. za tworzenie dokumentacji. 
• koordynator sprzedaży – przygotowuje oferty handlowe, kontaktuje się z klientami, rozwiązuje bieżące problemy i wspiera handlowców w toku ich codziennej pracy. Nadzoruje proces sprzedaży od złożenia zapytania ofertowego po realizację. Bezpośrednio współpracuje z innymi działami w firmie, w tym logistyką i magazynem. 
• koordynator służb specjalnych – odpowiedzialne stanowisko, na którym koordynator zapewnia synchronizowanie pracy różnych agencji odpowiedzialnych za bezpieczeństwo państwa. Zatrudniony analizuje zagrożenia, wyznacza kierunki działań i zapewnia współpracę między instytucjami.
• koordynator ds. ochrony – zajmuje się zarządzaniem systemami bezpieczeństwa, najczęściej w odniesieniu do systemów IT czy baz danych. Pełni często obowiązki szkoleniowe dla innych działów.

Jakie kompetencje powinien mieć koordynator? Umiejętności twarde i miękkie

Osoba zatrudniona na stanowisku koordynatora powinna mieć określone umiejętności twarde i miękkie. Kwalifikacje są bardzo ważne podczas wykonywania codziennych zadań, jednak skuteczne zarządzanie zespołem wymaga także konkretnych cech osobistych, które pozwolą z jednej strony terminowo osiągać cele, a z drugiej – utrzymać odpowiednią atmosferę w zespole.

Koordynator powinien wyróżniać się mierzalnymi umiejętnościami w zakresie:

• zarządzania projektami – tworzenie raportów w branżowych programach (np. Gannt), określanie celów, kontrola realizacji zadań;
• obsługi narzędzi – Excel to podstawa, jednak warto do niej dodać konkretne systemy do koordynacji takie jak np. Jira czy Trello; 
• analizy danych – weryfikacji danych oraz wyników, a następnie wyciągania z nich wniosków; 
• tworzenia procedur – optymalizacji pracy poprzez formułowanie i wdrażanie określonych standardów; 
• podstaw budżetowania – które umożliwią planowanie wydatków i kontrolę kosztów.

Ważne umiejętności miękkie koordynatora zespołu to z kolei m.in.:

• aktywna komunikacja – jasne przekazywanie informacji, aktywne słuchanie i umiejętność dostosowania stylu wypowiedzi do odbiorcy; 
• odporność na stres – radzenie sobie z sytuacjami stresogennymi, w tym zachowywanie trzeźwości umysłu w obliczu komplikacji; 
• elastyczność – możliwość szybkiego reagowania na pojawiające się problemy;
• samodzielność – brak oporów przed wzięciem odpowiedzialności za wyniki.

Sprawdź również: Kompetencje miękkie i twarde – przykłady do CV. Czym się różnią?

Jak zostać koordynatorem? Wymagane doświadczenie i wykształcenie

Zatrudnienie na stanowisku koordynatora nie wymaga ukończenia konkretnych studiów. Najczęściej wymagane bądź mile widziane jest wykształcenie wyższe. Przydatne będą kierunki branżowe lub np. ekonomia, zarządzanie, logistyka, marketing czy inżynieria produkcji. Plusem mogą się okazać kierunkowe studia podyplomowe.

W trakcie rekrutacji plusem będzie wcześniejsze doświadczenie. Początek kariery w zawodzie to najczęściej stanowiska operacyjne, takie jak młodszy logistyk czy specjalista ds. obsługi klienta. Przydatne będzie też doświadczenie w konkretnej branży. Czasami warto zacząć od niższych stanowisk i walczyć o awans na koordynatora po poznaniu procesów w konkretnym przedsiębiorstwie.

Różnica – koordynator a kierownik. Czy koordynator to stanowisko kierownicze?

Koordynator jest często mylony w praktyce z kierownikiem. Warto wiedzieć, że te stanowiska mają zupełnie inne poziomy odpowiedzialności.

Koordynator organizuje działania i nadzoruje ich realizację, podczas gdy kierownik zarządza ludźmi i jest bezpośrednio odpowiedzialny za wyniki. Najczęściej koordynator nie jest kierownikiem – ponieważ taki pracownik nie zawsze ma władzę nad zespołem. Zazwyczaj nie jest przełożonym według dokumentów kadrowych.

Rolą koordynatora jest przede wszystkim zarządzanie procesami. Nie pełni typowych funkcji kierowniczych, mimo że zarządza zasobami ludzkimi, planuje podział prac czy nadzoruje realizowane projekty. Może pełnić częściowo funkcje kierownicze, np. w zakresie przydzielania zadań. Główne różnice między kierownikiem a koordynatorem prezentuje poniższa tabela.

Koordynator	Kierownik
organizuje pracę	zarządza swoim zespołem
pilnuje terminów	odpowiada za wyniki
współpracuje z pracownikami	jest przełożonym dla zatrudnionych
synchronizuje działania	podejmuje decyzje strategiczne
może delegować zadania	może podejmować decyzje kadrowe
nadzoruje pracę	ocenia pracowników
odpowiada za przebieg procesu	odpowiada za budżet i realizację celów biznesowych

Podczas gdy stanowisko koordynatora mieści się na poziomie operacyjnym (pośrednim) w strukturze pracowników, kierownik pełni role typowo zarządcze na wyższym szczeblu. W mniejszych przedsiębiorstwach różnice mogą się zacierać, a koordynator czasami zarządza niewielkimi zespołami. To także często stanowisko przejściowe w drodze do awansu na kierownika.

Ile zarabia koordynator? Zarobki na stanowisku

Zarobki na stanowisku koordynatora różnią się przede wszystkim w zależności od miejsca pracy, branży, doświadczenia i poziomu stanowiska. Przeciętnie tacy specjaliści zarabiają od 7 do 11 tysięcy złotych brutto.

Na najwyższe pensje mogą liczyć koordynatorzy projektu i zatrudnieni w branży transportowej lub spedycyjnej. W ich przypadku średnie wynagrodzenie sięga 10 tysięcy złotych brutto. Koordynator HR zarobi przeciętnie 8 tysięcy złotych brutto, a zarządzający produkcją – 6 tysięcy złotych brutto.

Zarobki na stanowisku koordynatora w zależności od poziomu wynoszą średnio: 

• niższe stanowiska juniorskie – 6-8 tysięcy złotych brutto; 
• specjaliści mid – 8-11 tysięcy złotych brutto; 
• doświadczeni seniorzy – nawet ponad 12 tysięcy złotych brutto.

Pensje koordynatorów są zazwyczaj wyższe niż w przypadku stanowisk specjalistów, ale jednocześnie niższe niż osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.

Podsumowanie

Koordynator to ciekawe stanowisko, które łączy zadania zarządcze z pracą z ludźmi. Jeśli masz zdolności analityczne, nie boisz się pracy pod presją czasu i zależy Ci na rozwoju, sprawdź warunki zatrudnienia w Twojej okolicy. Stanowisko koordynatora to dobry wpis do CV przed ubieganiem się o awans na kierownika.